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8 astuces pour décrypter le devis d’une agence web

Nombreux sont les éléments qui peuvent faire échouer votre projet de site web.
Parmi ceux-ci, le choix du mauvais prestataire est assurément dans le top 3.

C’est également une étape délicate pour une entreprise, car il existe un grand nombre de professionnels du web, du freelance à l’agence web internationale. Chacun avec des méthodes et des offres différentes.
Il est donc compliqué de s’y retrouver dans les différentes offres.

Dans cet article, je vais vous donner des clefs pour analyser, comparer et sélectionner la meilleure offre commerciale pour votre projet. Et donc, limiter le risque d’erreur de casting.

En bonus : une grille d’analyse au format Excel, prête à l’usage.

Sommaire

Au préalable :

  • Je pars du principe que vous avez rédigé un cahier des charges.
  • Il n’y a pas de vérité absolue. Je vous donne ici une méthode générale qui convient parfaitement à des sites vitrines ou des sites e-commerce. À vous de l’adapter à votre projet (surtout si celui-ci est complexe ou très spécifique à votre entreprise).

Que doit comporter une offre commerciale pour un projet web ?

Chaque agence a sa façon de rédiger ses propositions commerciales.

Certaines vont se contenter d’un simple devis. D’autres vont rédiger des documents de plusieurs dizaines de pages.

Voici quelques éléments qui reviennent le plus souvent, et qui constituent une proposition commerciale sérieuse :

Analyse de la demande

À mes yeux, c’est l’élément le plus important. Ici, l’agence reformule votre demande et la complète éventuellement avec ses propres recherches.

Objectif : valider la bonne compréhension de votre besoin par l’agence.

Présentation de l’entreprise

Même succincte, elle doit vous permettre de comprendre à quel type de structure vous avez à faire (taille, spécialité, philosophie, ancienneté…)

Objectifs : vous permettre de mieux comprendre à qui vous avez à faire et vous rassurer sur la capacité de l’agence à traiter votre demande.

Description fonctionnelle

Reprendra le besoin explicité dans votre cahier des charges et y apportera une réponse fonctionnelle.

Cette partie est d’autant plus importante que votre cahier des charges est peu détaillé.

Par exemple : dans votre cahier des charges, vous stipulez que vous souhaitez « Valoriser nos partenaires financiers et opérationnels ».
La proposition de l’agence pourra expliquer comment, concrètement, elle propose de faire cela. Cela peut être, par exemple, par un simple affichage de logos ou encore en ayant recours à des témoignages vidéo.

Objectifs : valider la bonne compréhension de vos besoins, vous aider à vous projeter dans le fonctionnement de votre futur site web.

Considérations techniques

Plus votre projet revêt une dimension technique forte, plus ces informations vont être importantes.

L’enjeu ici n’est pas de vous noyer sous du vocabulaire technique, mais de vous montrer que l’agence :

  • a compris vos exigences techniques,
  • est en mesure d’y répondre.

À minima, on retrouvera des informations comme :

  • le nom du CMS ou de la technologie utilisée ;
  • le recours à l’achat de thèmes ou le développement d’un thème sur mesure ;
  • le cas échéant, la façon dont le site sera intégré à des outils tiers (gestion de stock, envoi de newsletter…) ;
  • les différents navigateurs pris en charges ;

Objectifs : valider la compréhension de vos enjeux technique, ainsi que la capacité de l’agence à y répondre.

Étapes du projet et méthodologie

Il est donc primordial que la relation avec votre prestataire soit la plus fluide possible. Une méthodologie de projet adaptée à votre fonctionnement y contribuera grandement.

Peu importe sa taille, votre projet web va très probablement durer plusieurs mois.

Objectifs : vérifier le sérieux et la maîtrise méthodologique de l’agence ; vous donner de la visibilité sur les différentes étapes et livrables qui viendront jalonner le projet ; vous assurer que la méthodologie proposée correspond à votre fonctionnement interne.

Présentation de l’équipe projet

A minima, il est recommandé de présenter le ou la cheff·fe de projet, qui sera votre interlocuteur ou interlocutrice principale pendant tout le projet.

Si l’équipe n’est pas trop grande, certaines agences vont également présenter les principaux intervenant·es.

D’autres vont même plus loin dans la transparence en précisant si certaines tâches sont sous-traitées à des prestataires extérieurs.

Objectif : vous confirmer que la structure dispose des ressources humaines nécessaires pour prendre en charge votre projet.

Liste de références similaires

Si chaque projet est unique, la présence de références similaires attestera du savoir-faire de l’agence.

Par exemple : références dans le même secteur économique, des projets d’envergure similaire ou encore des réalisations utilisant la même technologie que celle prévue pour votre projet.

Vous vous rendrez également compte de sa « patte graphique ». Cette liste peut également être complétée d’un book graphique.

Contacter quelques structures citées vous donnera de nombreuses informations, notamment d’un point de vue relationnel.

Objectifs : vous projeter dans l’univers de l’agence, valider sa capacité à prendre en charge votre projet.

Planning prévisionnel

Cette information est toujours extrêmement complexe à donner de manière précise car le planning d’un projet web ne cesse de bouger.

C’est pourquoi, il n’est pas rare, à ce stade du projet, de voir des macro-plannings, parfois relatifs (telle étape débute à J+N après la fin de l’étape précédente.)

L’objectif ici n’est pas de figer des dates, mais de vous donner une estimation des délais nécessaires pour la réalisation de votre projet. Voire de vous rassurer sur le respect du planning que vous auriez pu fixer dans le cahier des charges.

Objectif : vous permettre de vous projeter sur le délai de réalisation de votre projet.

Les engagements

Rares sont les agences qui proposent de véritables engagements dans leurs réponses commerciales.

Par « engagement », j’entends de réels partis-pris sur des sujets comme :

  • l’accessibilité,
  • la qualité web
  • le SEO
  • le respect de vos obligations légales,
  • la performance web,
  • la sécurité,

Je ne parle pas du lapidaire « le site sera responsive design et optimisé pour le SEO ».
En 2021, ce n’est pas un engagement, c’est un prérequis !

Objectif : mettre l’accent sur le professionnalisme de l’agence et vous rassurer sur sa capacité à réaliser un travail de qualité.

Le budget

J’imagine que c’est l’information la plus importante pour vous. Toutefois, sans les informations précédentes, il ne veut pas dire grand-chose.

Celui-ci reprend généralement :

  • les différentes étapes du projet, avec une estimation tarifaire pour chacune,
  • un récapitulatif des prestations inclues (et exclues) pour chaque poste budgétaire,
  • les éventuelles options.

Certaines structures intègrent également les conditions de facturation.

Mon conseil : ne sélectionnez pas nécessaire la proposition la moins élevée. Prenez le temps d’analyser ce qu’elle couvre vraiment, et d’identifier les éventuels frais cachés.

Objectif : vous indiquer le coût estimé de votre projet web, définir ce qui est inclus ou non dans le périmètre.

Un contact commercial

C’est une information de base que toutes les agences n’indiquent pourtant pas.

Il est utile pour vous de savoir à qui vous pouvez poser vos questions éventuelles ou tout simplement communiquer votre décision finale.

Objectif : disposer d’un interlocuteur qui saura répondre à vos questions éventuelles.

Comment déchiffrer une offre commerciale pour votre projet web ?

Pour rappel, l’objectif ici est de vous aider à trouver l’agence la plus adaptée pour votre création ou refonte de site web.

Maintenant que nous avons vu les informations de bases que devraient indiquer la note commerciale idéale, voyons comment vous pouvez les analyser et les comparer.

Avant tout, il est important de garder en tête que vous ne pouvez comparer que ce qui est comparable.

Cela signifie que vous ne pourrez pas comparer une offre d’un freelance avec celle d’une agence de plusieurs centaines d’employés.

Il faudra donc que les offres que vous aurez reçues :

  • portent sur exactement la même demande (d’où l’importance du cahier des charges),
  • aient été rédigées par des structures similaires.

Le fait de communiquer un budget maximum à respecter (ou juste d’indiquer une enveloppe budgétaire) vous aidera à limiter le risque de recevoir des offres trop différentes entre elles.

Voici quelques questions à vous poser pour choisir l’offre commerciale qui est la plus adaptée à votre projet.
Leur importance dépendra bien sûr de vos besoins et de votre projet.

Le besoin a-t-il été compris ?

Toute proposition commerciale sérieuse intègre une reformulation de votre besoin.

Cela vous assure :

  • que l’agence a bien lu votre cahier des charges,
  • qu’elle a bien compris votre besoin (et donc vous livrera un site en accord avec celui-ci).

L’objectif n’est pas de réécrire votre brief, juste d’en extraire les points clefs.

La réponse est-elle pertinente par rapport à la demande ?

La plupart des agences reçoivent plusieurs demandes de devis par semaine, voire par jour pour les plus installées.

Il peut donc être tentant – pour gagner du temps – de reprendre une proposition précédente, de changer deux-trois éléments et de vous l’envoyer.

Certes l’agence gagne du temps, mais il y a de fortes chances qu’elle tape à côté.

Si la réponse n’est pas pertinente par rapport à votre besoin, vous pouvez l’ignorer et passer à la suivante.

Attention toutefois, il peut parfois arriver que l’agence ait mal compris votre demande, ou que celle-ci ait été mal formulée. Un simple échange téléphonique permettra d’éclaircir ce point.

La présentation vous donne-t-elle confiance ?

Cela peut sembler contre-intuitif, mais nombreuses sont les agences qui bâclent la mise en page de leurs propositions commerciales.

J’en ai même vu qui se contentaient d’un simple mail.

Même si j’ai tendance à penser que le fond l’emporte sur la forme, il y a tout de même un minimum à respecter :

  • une mise en page agréable,
  • l’absence (ou quasi absence) de fautes d’orthographe,
  • un vocabulaire adapté à votre niveau de connaissance,

À vous de compléter avec vos propres critères.

Quel est le degré de personnalisation de la réponse ?

La plupart des demandes de projet web se ressemblent, surtout pour les agences web spécialisées dans un type de site (site e-commerce, site vitrine…)

Il peut donc être tentant de faire des copier/coller d’une réponse à l’autre.

Toutefois, ce n’est pas parce que la demande est semblable à une autre que le projet sera en tout point identique.

Le contexte n’est pas le même, l’équipe projet non plus. Les contraintes peuvent différer, tout comme le budget, le planning ou les exigences qualités.

Les copier/coller se repèrent généralement assez vite et peuvent être le signe :

  • d’un manque d’intérêt de l’agence pour votre projet,
  • d’un délai de réponse trop court.

Si c’est la deuxième option, certaines agences vous le diront. Il peut être utile dans ce cas de leur laisser quelques jours de plus.

Combien de temps s’est écoulé avant l’envoi du devis ?

Au-delà de la qualité de la réponse, je recommande systématiquement aux clients que j’accompagne en AMO de prendre en compte le délai de réponse.

Il peut être révélateur de plusieurs choses :

  • Trop court : l’agence a probablement fait un copier/coller d’une autre réponse. Ou n’a pas vraiment pris le temps d’analyser votre demande. Dans les deux cas, ce n’est pas un bon signal.
  • Trop long : cela peut signifier que l’agence est débordée et/ou manque d’intérêt pour votre projet. Dans les deux cas, cela n’augure rien de bon pour la suite de la relation. Une agence débordée risque de ne pas accorder à votre projet le temps et l’attention qu’il mérite et celui-ci risque d’en pâtir.

Par expérience, le délai moyen pour produire une réponse commerciale détaillée et personnalisée est d’environ 10 jours ouvrés après la réception du cahier des charges.

Cela laisse le temps à l’agence de bien analyser le brief, de vous poser ses questions éventuelles et de préparer sa réponse.

Bien sûr, ce délai va dépendre de la complexité du projet.

L’agence vous a-t-elle contacté pour préciser la demande ?

Selon moi, c’est un critère très important.

Même si votre cahier des charges est ultra détaillé, et que vous avez très bien formulé votre besoin, l’agence aura forcément des questions à vous poser ou des points à préciser.

Si l’agence prend le temps de vous contacter, cela montre :

  • qu’elle a lu attentivement votre cahier des charges,
  • un signe important d’intérêt pour votre projet de site web.

Vous aurez également un premier contact « humain » avec celle-ci. Or, dans un projet web le facteur humain est essentiel.

À l’inverse, si la structure ne vous contacte pas, cela peut montrer un manque d’intérêt ou de temps à consacrer à votre projet.

Est-ce que le planning proposé est réaliste ?

Comme expliqué plus tôt dans cet article, il est extrêmement compliqué de planifier avec précision un projet web.

Toutefois, il est d’usage que les agences avancent un planning, plus ou moins détaillé.

Celui-ci devra être cohérent avec le planning annoncé dans le cahier des charges (dans la mesure où il est réaliste) mais aussi avec celui annoncé par les autres agences.

Par exemple :

  • les agences A, B et C vous annoncent un délai de réalisation d’environ 6 mois,
  • l’agence D, un délai de 7 mois,
  • l’agence E, un délais de 3 mois.

Cela peut signifier que :

  • soit l’agence E a la capacité de dédier plus de personnes à votre projet web (c’est donc une bonne nouvelle),
  • soit elle a mal estimé le temps (vous risquez donc de finir le projet avec plusieurs mois de retard),
  • soit ce sont les deux autres agences qui ont sur-estimé le planning (ce qui, dans cet exemple, est peu probable.)

Dans tous les cas, il vous appartient de comprendre l’origine de cette différence.

La proposition commerciale vous permet-elle de comprendre ce que vous achetez ?

Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, n’importe quelle agence web sérieuse ne se contentera pas de vous envoyer un simple devis.

Elle rédigera une note méthodologique et technique qui accompagnera ce devis.

Mais est-ce que ce document est suffisamment clair pour que vous compreniez bien ce que vous achetez ? Et surtout, ce que vous n’achetez pas !

En effet, chaque devis va inclure certaines prestations de base (essentiellement celles demandées dans le cahier des charges), mais certaines agences vont y inclure des options comme :

  • l’achat du nom domaine,
  • la maintenance,
  • la rédaction des contenus,

En outre, certains aiment vous noyer dans un flot de détails inutiles (comme les logiciels utilisés, le détail du parc informatique…)

Il est primordial que vous compreniez bien où commence et s’arrête la prestation de l’agence. Ainsi, vous ferez votre pourrez faire un choix éclairé.

Que ressentez-vous à la lecture de la note commerciale ?

Pour moi, c’est probablement LA question à vous poser.

N’oubliez jamais qu’un site web est réalisé par des humains, pour des humains. En outre votre projet va durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Il est donc essentiel pour sa réussite que la relation entre vous et l’agence se passe au mieux.

Dès la lecture de la proposition commerciale, vous allez être en mesure de vous faire une idée sur l’agence :

  • est-ce qu’elle vous inspire confiance ?
  • est-ce qu’elle vous donne l’impression d’avoir compris votre besoin ?
  • est-ce que les références de projets similaires indiquées vous donnent envie ?

Bonus : grille d’analyse d’offres commerciales

Pour vous aider dans votre prise de décision, je vous propose cette grille d’analyse (au format .xls) à personnaliser selon vos besoins.

Il s’agit d’un outil d’aide à la prise de décision qui va vous aider à comparer les différentes propositions commerciales reçues.

Elle vous est proposée en accès libre, vous n’avez pas besoin de laisser votre adresse.

Dans cet article, je vous ai donné des clefs pour analyser une offre commerciale pour votre projet web.

J’espère qu’elles vous aideront à trouver la meilleure agence pour le réaliser.

Besoin d’un regard extérieur pour vous aider à choisir ?

Malgré les conseils présentés ces articles, vous avez encore des difficultés à déchiffrer les offres commerciales reçues ?
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