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Mairies : trouvez le bon partenaire pour votre projet web

Dans un projet de création ou de refonte de site web, le choix du bon prestataire est crucial pour sa réussite.

En raison de son importance, cette étape est souvent source de stress car on se pose de nombreuses questions : Qui contacter ? Combien de prestataires contacter ? Comment faire le bon choix ? Que faire si je me trompe ?

Ces questions sont tout à fait légitimes, tant les risques liés à un mauvais choix sont lourds de conséquences :

  • dépassement du planning et du budget,
  • mauvaise qualité des livrables,
  • dysfonctionnements du site,
  • relations tendues et stressantes.

En outre, en fonction de la complexité de votre projet, vous allez être engagé pendant plusieurs mois, voire années. Il est donc important que la relation soit la plus cordiale possible.

C’est pour cela que je parle de partenaire et non de prestataire. En effet, un prestataire va généralement se contenter d’exécuter vos demandes, sans forcément (se) poser de question ni vous conseiller. Là où un partenaire aura à cœur de vous accompagner, de vous questionner (quitte à poser des questions qui fâchent) et de vous autonomiser.

Dans cet article, je vais vous donner des clefs pour :

  • choisir le bon type de partenaire,
  • trouver votre partenaire idéal,
  • travailler en confiance.

L’objectif étant de vous aider à réussir votre projet.

Choisir le bon type de partenaire

Agences, indépendants, fournisseurs de sites clefs en main… il existe une multitude de profils pouvant potentiellement répondre à votre besoin.

Comment choisir le bon ? Petit tour d’horizon :

Agence ou freelance ?

Ce sont les deux principaux types de structures que vous allez pouvoir consulter.

Parmi les agences, on va distinguer :

  • Les agences de communication qui ont une offre globale : idéales si votre projet est essentiellement éditorial. Ces agences ont souvent une vision stratégique et une vision d’ensemble supérieure aux agences web.
  • Les agences web : idéales si votre projet nécessite des développements complexes. En revanche, ces agences ne seront pas toujours en mesure de vous conseiller sur votre communication non web et le rendu graphique peut parfois laisser à désirer car les équipes sont majoritairement composées de techniciens et non de designer (mais cela dépend des agences bien sûr).

Parmi les freelances, on retrouvera :

  • Des freelances généralistes, aussi appelé « couteau suisse » : ils ou elles vont généralement être capable de faire le design de votre site, d’écrire les contenus, de développer le site et d’assurer la gestion de projet. J’ai tendance à ne pas recommander ces freelances car dans le web, il est impossible d’être bon dans autant de domaines. Par exemple : un freelance qui excelle en graphisme, pêchera peut-être techniquement, rendant votre site instable et/ou mal optimisé.
  • Des freelances spécialisés, qui se concentrent sur leur domaine de prédilection (graphisme, développement, rédaction, gestion de projet, référencement…). Ils pourront alors s’associer à d’autres indépendants. Dans ce cas, vous risquez d’avoir plusieurs interlocuteurs et devoir gérer plusieurs factures différentes, ce qui n’est pas toujours simple pour une mairie.

Les sites clefs en main

123mairie.fr, kitmairie.fr, lapagelocale.com, reseaudescommunes.fr… depuis quelques années de nombreux fournisseurs de sites « clefs en main » apparaissent.

La promesse est belle : doter votre commune d’un site web à bas coût et très rapidement.

L’avantage de ce genre d’offre est qu’elle n’est destinée qu’aux mairies. Ainsi, les fonctionnalités proposées sont étudiées pour répondre aux besoins de ces dernières.

En revanche, comme toute offre standardisée, vous n’êtes pas vraiment libre de faire ce que vous voulez. Ou plutôt, vous l’êtes, mais dans le cadre imposé par la solution, certaines étant plus souples que d’autres.

De plus, étant donné que vous n’avez qu’un choix limité en termes de personnalisation graphique, les sites ont tendances à tous se ressembler. Ce qui ne valorise pas spécialement votre commune.

Autre point important : la présence de nombreux coûts cachés. Les offres sont volontairement attractives, mais très restrictives en termes de fonctionnalité. Pour avoir un peu plus de souplesse, il est fréquent qu’on vous demande de payer.

Certaines solutions proposent également des coûts variables, en fonction du nombre d’habitants de votre commune par exemple. C’est le cas de la plateforme lapagelocale.com qui propose une offre à 99 € HT + 0.10 € HT/habitant/an (dans la limite de 650 €/an – source : tarifs 2018).

Enfin, parmi les différents exemples cités ci-avant, au moment de la rédaction de cet article, aucun ne fait mention de l’accessibilité et très peu mentionnent le RGPD, qui sont pourtant des obligations légales.

Selon moi, ces entreprises sont à éviter car elles vous enferment dans une solution qui leur appartient, qui peut s’arrêter à tout moment et qui n’est pas nécessairement moins coûteuse sur le long terme, même pour une commune avec peu de moyens.

Comment choisir ?

Votre choix va dépendre de plusieurs critères :

  • Votre budget.
  • Vos attentes (conseil, souplesse, capacité de travail, réactivité, expertise…).
  • Vos ambitions et la durabilité de votre projet (une agence aura tendance à fournir un site web plus pérenne – mais ce n’est pas une vérité absolue !).
  • Votre autonomie (capacité à prendre en charge certaines étapes en interne ou volonté de tout déléguer).

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau qui illustre les principales différences entre ces trois types de partenaires.

Pour ma commune, j’ai besoin d’un site :AgenceFreelanceOutil clef en main
À l’image de ma commune+++++++
Fait sur mesure pour répondre à mes besoins+++++Non applicable
Facile à gérer au quotidien+++++++++
Évolutif++++++++
Déployé rapidement++++++
Conforme à la législation++++++
Réalisé à moindre coût++++++++

Bien sûr, il s’agit de généralités et non la représentation de vérités absolues.

Comment trouver le partenaire idéal ?

Par partenaire idéal, j’entends : celui ou celle qui est la plus adaptée à votre besoin, en termes de budget bien sûr, mais aussi en termes de dimensionnement de l’équipe, de compétences et surtout en qui vous avez confiance.

Voici deux astuces pour limiter les risques de vous tromper :

Faites marcher le bouche-à-oreille

Le moyen le plus simple de trouver un partenaire de confiance est la recommandation.

Dès que vous commencez à rédiger votre cahier des charges, parlez de votre projet dans vos réseaux et auprès des communes voisines. Surtout celles qui sont d’une taille similaire à la vôtre.

Si en plus leur site internet a été refait il y a peu, c’est l’idéal. Renseignez-vous, demandez-leur qui leur a fait et si elles ont été satisfaites de l’accompagnement.

Même si ce n’est pas une garantie de succès, cette méthode est généralement efficace. Au pire, cela vous permettra de rayer quelques contacts de votre liste. Au mieux, vous trouverez la perle rare.

Faites-vous accompagner dans le cadre d’une AMO (assistance à maîtrise d’ouvrage)

La sélection des partenaires peut faire partie des missions d’un assistant à maîtrise d’ouvrage.

Dans ce cas, il ou elle vous aidera à déterminer les critères de sélection et dressera pour vous une liste de partenaires potentiels, issus de son réseau personnel ou de ses recherches.

L’AMO pourra également les contacter pour vous, répondre aux questions éventuelles et assurer le suivi de la réception des offres.

En revanche, l’étude de ces dernières et la sélection se fait avec vous. C’est vous qui avez le dernier mot dans le choix, l’AMO n’étant là que pour vous conseiller.

Pour en savoir plus, contactez-moi. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions éventuelles.

Quelques astuces pour réussir votre sélection

Ne mélangez pas des choux et des carottes

Pour analyser efficacement les offres que vous recevrez, il est nécessaire qu’elles soient comparables.

Si vous n’avez pas besoin de publier votre cahier des charges sur une plateforme de marché public, et l’envoyez directement aux professionnels identifiés, ne l’envoyez qu’à des agences ou des freelances. Leurs tarifs et leurs méthodologies sont tellement différentes qu’il n’est pas cohérent de comparer leurs offres.

Si vous devez passer par une plateforme de marché public, il est probable que le tri se fasse naturellement, certains projets attirant plus facilement les agences et d’autres les freelances (qui répondent généralement peu aux marchés publics). Mais il peut arriver qu’un bon freelance vienne concurrencer des petites agences. Pour éviter cela, il peut être utile de préciser dans le cahier des charges ou le règlement de la consultation que vous vous adressez en priorité à un freelance ou une agence.

Contactez un nombre suffisant de partenaires

Ce conseil n’est pas toujours simple à appliquer car il n’existe pas de nombre magique de structures à contacter et vous ne connaissez pas par avance le nombre d’offres commerciales que vous allez recevoir.

En effet, selon les spécificités de votre projet, il est probable que vous receviez peu de réponses. À titre d’illustration, il y a quelques mois j’ai accompagné une association dans la rédaction de son cahier des charges et la sélection des prestataires. Le projet avait un fort enjeu d’accessibilité. Sur les 8 agences que j’ai consultées, je n’ai reçu que 2 réponses.

En moyenne, je vous conseille de contacter au minimum 5 sociétés et maximum 10. En dessous de 5, vous risquez de ne pas avoir suffisamment de réponses. Au-delà de 10, le processus de sélection peut devenir très complexe et fastidieux.

Ne demandez pas de travail gratuit

Dans le cadre de votre appel d’offres, il peut être tentant de demander aux entreprises consultées de réaliser des maquettes du futur site, sans rémunération.

Si cela peut être un moyen de vous projeter et de juger des compétences graphiques du prestataire, ces demandes sont à éviter car, pour la société, elles nécessitent de fournir un travail important sans garantie de rémunération.

Si vous n’avez pas les moyens de rémunérer la structure pour ce travail ou si cela n’est pas possible dans le contexte du marché public, vous pouvez lui demander de vous fournir une sélection de références similaires, voire quelques contacts de précédents clients avec qui échanger. Cela sera bien plus efficace.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter la Charte AFD des marchés publics de design, approuvée notamment par le ministère de la Culture ou le site Compétition = rémunération.

Choisissez un partenaire qui connaît vos contraintes

Qu’elles soient budgétaires, organisationnelles ou légales, les mairies sont soumises à un grand nombre de contraintes.

Pour éviter de nombreuses incompréhensions ou oublis, il est important que le partenaire avec qui vous travaillerez ait connaissance des principales contraintes qui vont impacter son travail, sans nécessairement être expert de la communication publique.

Je pense notamment à l’obligation d’accessibilité des sites web des administrations, qui nécessite une bonne connaissance du Référentiel général d’accessibilité pour les administrations (RGAA) et de son champ d’application.

Assurez-vous de la bonne organisation de l’équipe projet

Que ce soit avec un groupement de freelance ou avec une agence, une bonne organisation est essentielle à la réussite de votre projet de site web.

Voici quelques points de vigilance :

  • Avez-vous un interlocuteur unique ? Plus il y a d’interlocuteurs différents, plus les risques de perte d’information et de dilution de responsabilité sont élevés.
  • En cas de travail avec une agence, celle-ci a-t-elle recourt à de la sous-traitance ? Dans un projet web, la sous-traitance est fréquente et n’est pas gênante si elle se fait en totale transparence et que l’agence se porte garante de la qualité du travail fourni par les sous-traitants.
  • Ne sous-estimez pas votre rôle. Pour qu’un partenariat soit réussi, il faut que les deux parties jouent le jeu. En tant que client, vous avez un rôle important dans le projet et devez faciliter le travail de la société qui va réaliser votre site. Cela passe par en grande partie par de la transparence dans la communication et la mise à disposition en temps et en heure des informations nécessaire au bon déroulement du projet.

Ne regardez pas que le coût final

En recevant les différentes propositions commerciales, il est tentant de regarder directement le budget, et notamment le montant total.

C’est une grave erreur. On n’achète pas un site web comme on achète un produit standardisé comme un surligneur ou un stylo. Le prix affiché est le reflet d’une méthodologie, d’une expertise et surtout d’une compréhension de votre demande.

Prenez donc le temps de lire la proposition et de comprendre ce que vous propose la société. Questionnez-la et assurez-vous qu’elle a bien compris vos besoins et vos enjeux.

N’oubliez pas qu’un devis peut être négocié. L’essentiel est de se mettre d’accord sur une méthodologie et un périmètre.

Ne sélectionnez pas non plus automatiquement le moins-disant, car cette offre ne couvre peut-être pas tous vos besoins ou présente des coûts cachés.

Fiez-vous à votre intuition

Je mets cette astuce en dernier, mais c’est probablement la plus importante. N’oubliez jamais qu’un site web est un outil réalisé par des humains, pour des humains.

La dimension humaine est primordiale dans la réussite de votre projet. À compétences égales, je vous encourage vivement de sélectionner l’entreprise en qui vous avez le plus confiance et avec qui vous entretenez les meilleurs rapports. Même si celle-ci est plus chère que ses concurrents (dans la limite du raisonnable bien sûr !).

En travaillant en confiance, vous allez gagner du temps, gagner en efficacité et surtout gagner en qualité.

Conclusion

Comme nous l’avons vu dans cet article, choisir un partenaire n’est pas toujours simple et peut être source de stress. Surtout si vous n’avez pas l’habitude des projets web.

Il est important de prendre le temps de la réflexion et de bien comparer les offres. Est-ce que vous confiriez la réalisation de votre maison au premier artisan venu ?

Vous avez besoin d’aide, ou simplement d’un conseil ? Contactez-moi, je me ferais un plaisir de répondre à vos questions.

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