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Mairies : le guide complet pour rédiger votre cahier des charges

Votre projet de création ou de refonte de site web pour votre mairie a été validé et vous avez défini vos objectifs.

Avant de commencer à contacter des prestataires, vous allez devoir rédiger un document essentiel pour votre projet : le cahier des charges (parfois également appelé expression du besoin).

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges (parfois abrégé en CDC) est tout simplement un document dans lequel vous allez expliquer votre projet et formaliser votre besoin.

Idéalement, il constitue une traduction des besoins et attentes des utilisateurs internes et externes du site.

Ce document peut paraître, à première vue, simple à rédiger, mais si c’est votre premier projet web, vous verrez qu’il y a pas mal de petits détails auquel il faut penser.

En outre, la rédaction d’un cahier des charges doit se faire selon une méthodologie précise, que nous allons aborder ci-après.

À quoi sert ce document ?

Le cahier des charges répond à plusieurs objectifs :

  • Vous inciter à écrire votre projet (et donc vous pousser à le formaliser),
  • Permettre aux équipes qui vont travailler sur votre projet — que ce soit en interne ou chez un prestataire — de comprendre votre besoin et vos objectifs pour y apporter la réponse la plus adaptée,
  • Comparer plus efficacement les devis que vous allez recevoir, le brief étant le même pour tout le monde.

Si le projet est externalisé, le cahier des charges peut parfois constituer un document contractuel, mais je déconseille de procéder de la sorte. En effet, ce document ne fait qu’exprimer votre besoin, tel que vous l’avez formulé.

Bien souvent, en discutant avec les prestataires que vous allez rencontrer, vous allez vous rendre compte que :

  • Vous avez peut-être mal formulé votre besoin,
  • De nouvelles idées pertinentes vont émerger,
  • Votre demande n’est peut-être pas réaliste par rapport au budget et/ou aux délais annoncés.

À mon sens, le cahier des charges est une base de travail, qui peut être amenée à évoluer en fonction de vos échanges. Il serait dommage de le rendre contractuel car cela le fige, et ferme la porte à de nouvelles idées.

En outre, cela « prive » le prestataire (ou le groupement) retenu de son rôle de conseiller et le place en position d’exécutant et non de partenaire et cela peut nuire au projet.

Gardez toujours en tête qu’un projet web est rarement figé. Il n’est pas rare qu’il évolue en cours de projet, soit pour des raisons de planning et/ou de budget, mais le plus souvent parce que de nouvelles idées émergent.

Bien sûr, cela ne doit pas vous empêcher d’établir un document contractuel, c’est même d’ailleurs fortement recommandé. Celui-ci fera alors une synthèse entre votre cahier des charges, la proposition commerciale du prestataire et vos différents échanges.

Rédiger un cahier des charges efficace ?

La rédaction d’un cahier des charges efficace nécessite de suivre une méthodologie particulière dont voici les principales étapes.

À noter que :

  • Ce n’est pas la seule méthode qui existe, mais à mes yeux, c’est la plus efficace,
  • Certaines étapes peuvent être menées en parallèles.

Identifier le ou la pilote de projet en interne

Une fois que votre projet de création ou de refonte de site validé, il est impératif de désigner une personne au sein de la mairie qui sera chargée de mener à bien le projet.

Cela peut être un·e élu·e ou un·e technicien·ne. Une première expérience de gestion de projet web ou de projet de communication est un plus, mais ce n’est pas obligatoire.

Cette personne aura alors, entre autres, la responsabilité d’identifier les différentes ressources dont elle aura besoin — à la fois en interne et en externe, de rédiger le cahier des charges, de gérer les différents intervenants et de veiller au respect du planning et du budget.

À noter que cette personne pourra se faire épauler et conseiller par un prestataire externe, dans le cadre d’une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO).

Définir vos cibles et vos objectifs

Pour être réussi, votre projet doit répondre à des objectifs clairement définis, et atteignable.

Je ne vais pas détailler ce point, celui-ci étant détaillé en profondeur dans cet article :

Mairies : comment définir les objectifs de votre site internet ?

Découvrez comment définir des objectifs réalistes et efficaces pour le site internet de votre mairie.

Lire la suite

Recenser les besoins

Objectif : dresser le portrait-robot du site web idéal pour votre commune.

Méthode conseillée : consulter un maximum de personnes au sein de la mairie et dans la collectivité.

Par exemple :

  • Les différents élu·es et tecnicien·nes de la mairie,
  • Les principaux partenaires associatifs, culturels, touristiques et économiques,
  • Les représentant·es des conseils citoyens,
  • Les partenaires politiques (intercommunalités, réseaux…),
  • Les partis d’oppositions,

N’ayez pas peur d’inclure des personnes extérieures à la mairie dans votre réflexion. N’oubliez jamais que vous ne faites pas un site pour vous, mais pour les internautes qui vont le consulter.

Astuce 1 : Plutôt que d’aller voir ces personnes une par une, vous pouvez les regrouper au sein d’ateliers collectifs. Cela vous fera gagner du temps et, en misant sur l’intelligence collective, aboutira à un résultat plus riche et plus représentatif.

Astuce 2 : Attention à ne pas confondre besoins et envies et veillez à recueillir des besoins qualifiés.
Envisagez le recueil du besoin comme la rédaction d’une liste de courses que vous aller donner à quelqu’un qui va faire les courses pour vous. Si vous indiquez simplement « chocolat », la personne ne saura pas si vous désirez du chocolat noir, au lait, en poudre, en tablette…

Pour qualifier les besoins, après avoir demandé à votre interlocuteur ou interlocutrice quel est son besoin, posez les questions suivantes (liste non exhaustive, à compléter selon les cas) :

  • À quel objectif répond ce besoin ?
  • À qui s’adresse-t-il ?
  • Selon les cas : comment est collectée l’information et comment est-elle mise à jour ?

Prenons un exemple concret : l’élu·e en charge de la vie associative vous dit « J’aurais besoin que le site propose un annuaire des associations ».

Cette demande semble légitime, mais soulève plusieurs questions :

  • Quel est son objectif : Valoriser la vie associative de la commune ? Inciter la population à s’engager ? Simplement fournir des coordonnées ?
  • Est-ce que l’objectif est cohérent avec les objectifs généraux définis préalablement ?
  • Qui s’occupe de recenser les associations de la commune, de les contacter une par une pour récupérer les informations de base ?
  • Qui s’occupe de tenir à jour cet annuaire ?

En tant que mairie, vous allez également recenser différents types de besoins :

  • Ceux qui découlent d’obligations légales : accessibilité numérique, droit d’information des citoyen·nes, RGPD…
  • Ceux qui visent à répondre à vos objectifs (de communication et/ou politiques),
  • Ceux qui émanent des citoyens ou des partenaires et qui peuvent parfois être farfelus ou rentrer en conflit avec vos objectifs.

Il ne sera donc pas toujours possible, ni nécessaire, que le site couvre tous les besoins exprimés. Vous allez devoir faire le tri et les prioriser. Les besoins non-prioritaires pourront alors être traités dans un second temps ou sur un autre support de communication.

Mon conseil : ne voyez pas votre site web comme un fourre-tout ! N’oubliez pas que vous avez d’autres supports de communications.

Estimer le coût de votre projet

Ce point est assez complexe et il existe plusieurs façons de l’appréhender :

  • Soit un budget est défini au début du projet. Vous devez alors veiller à ce que le besoin soit cohérent avec celui-ci,
  • Le budget n’a pas été défini préalablement, il vous faudra alors l’estimer en fonction des besoins exprimés lors de la phase précédente.

Définir le coût de votre projet est une étape indispensable dans votre projet pour trois raisons :

  • Cela vous permet de l’inscrire au budget de la commune,
  • Il conditionne les règles de procédures et de publicités inhérentes aux marchés publics,
  • Il permet aux prestataires que vous allez consulter de dimensionner leur offre en fonction de votre budget.

Si c’est votre premier projet web, définir le coût de votre projet n’est pas une chose simple.

Vous pouvez également vous faire accompagner dans le cadre d’une assistance à maîtrise d’ouvrage, qui sera à même de vous aider.

Ce sujet est traité dans le détail dans cet article :

Mairie : quel coût pour votre futur site internet ?

Définir le cadre budgétaire de votre projet web est un élément essentiel à sa réussite. Découvrez comment réussir cet exercice.

Lire la suite

Rédiger le cahier des charges

Une fois la liste des besoins établie, qualifiée et priorisée, vous allez pouvoir commencer à rédiger votre cahier des charges.

Ce point est détaillé ci-après, je ne vais pas m’attarder dessus à ce stade.

Définir les critères d’attribution

Dans le cadre d’un marché public, les critères d’attributions sont définis par l’article R2152-7 du code de la commande publique. Vous pouvez fonder votre choix sur :

  • Un critère unique, qui ne peut être le prix car la création d’un site web n’est pas un service standardisé dont la qualité ne varie pas d’un prestataire à l’autre.
  • Plusieurs critères, qui sont généralement le prix, le respect du planning et une note technique et/ou de compréhension du sujet. Vous pouvez aussi y inclure des critères sociétaux ou environnementaux.

Vous êtes libre de choisir les critères, tant que ces derniers sont en lien avec l’objet du marché et sont clairement mentionnés dans le cahier des charges.

Choisir le bon prestataire

Rare sont les mairies qui disposent en interne de l’ensemble des compétences nécessaires à la création d’un site web.

Vous avez alors deux solutions :

  • Recruter une personne en stage ou en alternance pour mener à bien le projet. C’est quelque chose que j’ai souvent vu dans des petites communes. Si cette solution est économiquement avantageuse à court terme, je la déconseille très fortement. Un site web n’est jamais le travail d’une seule personne, et certainement pas le travail d’un·e stagiaire seul·e, qui est là pour apprendre. Cela s’en ressentira considérablement sur la qualité et la durabilité du produit fini.
  • Faire appel à des prestataires spécialisés. Plus coûteux certes, mais le travail effectué est réalisé par des professionnels. Le site est donc généralement de meilleure qualité.

Toutefois, choisir le bon prestataire n’est pas simple, tant les différences en termes de qualité, de méthode de travail ou de coût peuvent être nombreuses.

Un cahier des charges correctement rédigé contribuera à faire le tri dans les prestataires consultés et vous aidera à trouver celui qu’il vous faut.

Questions les plus fréquentes

Qui rédige le cahier des charges ?

Ce document peut être rédigé en interne, par un·e professionnel·le dans le cadre d’une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) ou en partie en interne et en partie grâce à une AMO.

Si c’est votre premier projet web, vous pourrez vous en sortir seul·e, notamment en vous inspirant d’exemples trouvés sur le web, mais je vous le déconseille fortement.

En effet, avec cette méthode, vous risquez de surcharger le cahier des charges avec des informations inutiles pour votre projet et, plus embêtant, oublier des informations importantes, notamment en termes de contraintes juridiques ou techniques.

N’oubliez pas que chaque projet web est unique et que ce qui est valable pour une commune ne l’est pas pour l’autre.

Vous voulez en savoir plus ?

Que doit contenir le cahier des charges pour le site web d’une mairie ?

Au-delà des contraintes imposées par le code de la commande publique, le contenu de votre cahier des charges est libre.

La structure que je vous conseille, est la suivante :

Page de garde

Cette page devra présenter :

  • Le nom de votre commune,
  • Le type de projet : création ou refonte de site (dans le cas d’une refonte, vous pouvez inclure l’URL du site à refondre),
  • Les coordonnées de la personne à contacter en cas de question
  • La date de dernière mise à jour du cahier des charges

Table des matières

Qui permet un accès rapide aux différents contenus du document.

Première partie : règlement de la consultation

Cette section pourra contenir :

  • L’objet de la consultation,
  • La procédure de réponse (calendrier de la réponse, éléments à fournir, conditions de sous-traitance ou co-traitance, critères d’attribution des offres…),
  • Les règles de confidentialité de la consultation,
  • Les clauses diverses (achats responsables…)
  • Le budget et planning : il est important que le prestataire qui va lire le cahier des charges connaisse la date de sortie prévisionnelle du site. En fonction de ses plannings, il pourra décider, ou non, de répondre à la consultation.

Attention

Il m’arrive de voir des cahiers des charges qui imposent une date de mise en ligne et incluent des pénalités de retard. Si je comprends tout à fait le besoin de cadrer le projet, je ne peux que déconseiller cette technique.

Un projet web est un projet mouvant, qui peut être amené à évoluer au fil des idées.
En instaurant des pénalités de retard, vous bridez le prestataire qui sera réticent à vous faire part d’une idée à forte valeur ajoutée pour le projet, mais qui peut nécessiter de décaler la date de livraison de quelques jours.

En outre, il est fréquent dans ce cas que les agences gonflent un peu leur devis, pour atténuer l’impact des pénalités de retard. Vous vous retrouvez donc à payer, intégralement ou en partie, ces dernières.

Bref, dans tous les cas, c’est une mauvaise idée.

Seconde partie : présentation de votre projet

Dans cette section, vous allez pouvoir aborder les points suivants :

  • Présentation succincte de votre commune : localisation, nombre d’habitants, spécificités territoriales, chiffres clés…
  • Contexte et objectifs du projet : qu’est-ce qui vous a amené à initier ce projet ? Quel(s) problème(s) cherchez-vous à résoudre ? Quels sont vos objectifs ?
  • Dans le cas d’une refonte, il est parfois utile de faire un audit préalable afin d’établir un état des lieux de l’existant de votre communication – numérique ou non. Cela aidera les prestataires à comprendre vos problématiques actuelles.
  • Vos cibles principales et secondaires
  • Les principes généraux du futur site. Indiquez ici vos principales attentes ergonomiques, graphiques, fonctionnelles… (sans rentrer dans le détail). Autant que possible, évitez les lieux communs creux comme : « le site devra être moderne » ou « le site devra être épuré ».

Troisième partie : Présentation du besoin fonctionnel et éditorial

Dans cette rubrique, vous allez présenter en détail vos attentes en termes de fonctionnalités.

Qu’est-ce qu’une fonctionnalité ?

Une fonctionnalité est une fonction informatique, prédéfinie dans un logiciel qui permet à l’internaute d’accomplir une tâche.
En d’autres mots, une fonctionnalité sert à faire quelque chose.

Par exemple :

  • Un moteur de recherche permet de trouver un contenu,
  • Un formulaire de contact permet de rentrer en contact avec le ou la responsable d’un site web.

Il est important d’être exhaustif car le prestataire devra développer ces fonctionnalités. Certaines vont être simples à développer, d’autres beaucoup plus complexes.

Si elle existe, je vous invite à ajouter l’arborescence envisagée. Cela permettra aux prestataires sollicités d’évaluer le nombre de pages et surtout le nombre de gabarits à créer (un gabarit étant un modèle de page).

Il peut également être utile de détailler les différentes typologies de contenus que vous souhaitez voir présents sur le futur site (quelques exemples : article de blog, image, fichier audio, vidéo, fiche entreprise, archives, contenu informatif…).

Encore une fois, cela permettra au prestataire (mais aussi à vos équipes) de se projeter dans le futur site.

Quatrième partie : Contraintes diverses

En tant que mairie, vous devrez mentionner ici les différentes contraintes réglementaires auxquelles vous êtes soumis.

Attention

Cet article n’étant pas un guide juridique et n’étant pas moi-même juriste, cette liste n’a pas vocation à être exhaustive. La liste ci-dessous aborde juste les textes principaux.

Je vous conseille vivement de vous rapprocher de votre service juridique ou d’une personne juridiquement compétente au début de votre projet pour traiter de ce sujet avec elle.

  • L’article L.2141-1  du  Code  général  des  collectivités  territoriales, la loi ATR de 1992 et la loi de 2002 relative à la démocratie de proximité ainsi que les contraintes liées au programme « Action  Publique  2022 », concernant le droit à l’information des habitants,
  • La loi française n°2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la  citoyenneté  des  personnes  handicapées, qui fait  de  l’accessibilité une exigence pour tous les services de communication publique en ligne de l’État, des collectivités  territoriales  et  des  établissements  publics qui en dépendent,
  • Le RGPD,

Vous pouvez aussi inclure dans votre cahier des charges des contraintes techniques (hébergement, comptabilité navigateur, plan de migration, lien avec des logiciels existants…) ou temporelles.

Cinquième partie : Détail des prestations attendues

Il est toujours utile, pour plus de clarté et de compréhension, de faire un récapitulatif des prestations que vous souhaitez externaliser. Si des tâches sont menées en interne, il est important de le préciser.

Voici une liste, non exhaustive, des prestations attendues les plus fréquentes :

  • Conseil stratégique et/ou opérationnel,
  • Conception fonctionnelle et ergonomique,
  • Conception graphique,
  • Développement,
  • Rédaction des contenus et optimisation pour le référencement,
  • Intégration et mise en page des contenus dans le site,
  • Formation,
  • Maintenance,
  • Hébergement,
  • Optimisation pour le référencement

Vous avez besoin d’aide pour rédiger votre cahier des charges ? Contactez-moi.

Combien de pages doit contenir un cahier des charges ?

Il n’y a pas de règle absolue…

Trop court, votre besoin ne sera peut-être pas suffisamment bien exprimé et vous aurez de nombreuses questions. Trop long, vous risquez de noyer le prestataire dans des détails parfois inutiles.

En outre le nombre de pages ne présume pas de la qualité du contenu. J’ai lu des cahiers des charges de moins de 10 pages suffisamment clairs et exhaustifs. À l’inverse, j’en ai lu de 50 pages qui n’exposaient rien de vraiment utile pour faire un devis.

En d’autres termes, faites comme bon vous semble :). L’essentiel étant la clarté de l’énoncé de vos objectifs, vos cibles et vos besoins.

Combien de prestataires faut-il contacter ?

Ici non plus il n’y a pas de règle absolue ou de chiffre magique.

Ayez juste en tête que tous les prestataires consultés ne répondront peut-être pas. Par exemple, lors d’un projet récent, sur 8 prestataires consultés, seuls 2 ont finalement répondu.

Ce ratio va beaucoup varier en fonction de la complexité de votre site, du budget et des délais.

Ne l’envoyez pas non plus à trop de prestataires, car plus vous aurez de réponses, plus dur sera votre choix.

Mon conseil :
Pour un site essentiellement éditorial et/ou avec des délais corrects : ne contactez pas plus de 5 prestataires cela devrait suffire.
Pour un site avec une forte dimension technique et/ou avec des délais très courts : contactez entre 5 et 10 prestataires, car tous ne répondront pas.

Conclusion

Si vous êtes arrivé·e jusqu’ici, bravo ! Vous disposez des clés pour rédiger votre cahier des charges.

Si c’est votre premier projet web et que vous souhaitez avoir un point de vue extérieur, que ce soit pour écrire votre cahier des charges ou juste pour le relire et/ou le compléter : contactez-moi !

Si vous avez des questions, laissez-moi un commentaire, je me ferai un plaisir de vous répondre.

Cet article fait partie d’une série d’articles qui viennent détailler certains points abordés dans mon livre blanc gratuit « Mairies, comment réussir son projet web ».

[Livre blanc] Mairies : Comment réussir votre projet de site internet ?

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