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Mairie : quel coût pour votre futur site internet ?

« Combien ça va coûter ? »

Cette question, vous a probablement déjà été posée par votre maire ou votre DGS. Si ce n’est pas le cas, ce n’est qu’une question de temps !

C’est normal, comme pour tout projet, définir le cadre budgétaire est un élément essentiel à sa réussite.

En définissant le plus précisément possible le budget que votre maire va allouer à son projet de site internet, vous allez pouvoir :

  • inscrire le projet au budget général de la commune,
  • appliquer la procédure de publicité de l’appel d’offre adaptée,
  • solliciter les bons prestataires et donc gagner du temps dans l’analyse des offres,
  • suivre les dépenses au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Cela, vous le savez probablement déjà. Mais savez-vous estimer le coût de votre projet de site internet ?

Estimer le budget nécessaire à la réalisation d’un site web n’est pas une tâche aisée, tant il existe de critères à prendre en compte.

Vous trouverez dans cet article une liste des différents postes à prendre en compte, différents critères qui vont l’augmenter ou le diminuer et des astuces pour bien définir votre budget, en n’omettant pas les coûts cachés.

En revanche, vous ne trouverez pas de notion de tarifs (sauf à de très rares cas, quand les offres sont standardisées). En effet, vous donner des prix sans connaître votre projet n’a pas de sens.

Comme d’autres le font, je pourrais vous donner des fourchettes, mais cela n’a, à mes yeux, pas de sens non plus tellement les critères à prendre en compte sont variés.

Est-ce que dire qu’un site web coûte entre 100 et 100 000 € vous aide ? Je ne pense pas… 😄

Méfiez-vous des articles qui vous donnent des tarifs ou des fourchettes, car la plupart omettent un grand nombre de coûts cachés, qu’il est essentiel de prendre en compte quand on établit son budget.

Prérequis

Pour la suite de cet article, je pars du principe que vous avez déjà défini les objectifs de votre site web et que vous avez déjà commencé, si ce n’est finalisé, la rédaction du cahier des charges.

En effet, le budget de votre projet va énormément dépendre de ces derniers.

Si ce n’est pas le cas, je vous invite à prendre le temps de lire les deux articles suivants avant de continuer :

Mairies : comment définir les objectifs de votre site internet ?

Découvrez comment définir des objectifs réalistes et efficaces pour le site internet de votre mairie.

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Mairies : le guide complet pour rédiger votre cahier des charges

Le cahier des charges est un document essentiel pour la réussite de votre projet web. Découvrez comment réussir sa rédaction.

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Comment se décompose un budget de création de site web ?

Avant de rentrer dans le détail des facteurs qui vont influer sur le coût de votre site web, il est important de comprendre les différents postes qui constituent un projet web et que vous allez devoir financer.

Pour chacun de ces postes, vous pourrez ensuite vous poser les questions suivantes : est-ce quelque chose que je peux traiter efficacement en interne ? Ou est-ce quelque chose qu’il est préférable d’externaliser ?

Pour vous y aider, j’ai indiqué pour chaque poste les principales compétences requises pour les mener à bien.

Comme nous le verrons par la suite, plus vous allez déléguer, plus le budget à prévoir sera élevé. Mais attention, tout faire en interne, n’implique pas nécessairement que le site vous coûtera moins cher.

Voici donc les principaux postes de dépenses à envisager :

Stratégie et conseil

Le site web de votre mairie est un formidable outil de communication, mais ce n’est pas le seul : affichage public, journal de la collectivité, presse et médias locaux, réseaux sociaux… sont autant de supports que vous pouvez actionner pour faire passer une information.

Il est donc essentiel de penser l’articulation entre ces différents outils et de définir la place et le rôle de chacun.

C’est le rôle de la stratégie. Elle va également vous aider à vous assurer que le site web que vous allez créer réponde à vos besoins mais surtout aux besoins des internautes.

C’est donc un élément essentiel qu’il ne faut pas négliger. Il peut être traité en interne ou délégué à un prestataire externe.

À noter que tout prestataire, qu’il soit freelance ou agence, a un devoir de conseil. Ainsi, même si la stratégie est définie en interne, tout prestataire sérieux pourra et devra vous conseiller sur sa mise en œuvre.

Principales compétences requises : vision stratégique, connaissance des différentes méthodes de communication.

Le pilotage du projet

Sans pilote clairement identifié, il est fort probable que votre projet échoue ou se fasse dans la douleur.

Le ou la pilote va veiller :

  • au respect de la stratégie,
  • à la bonne avancée du projet,
  • au respect du planning et du budget,
  • à anticiper les éventuels problèmes,
  • à assurer une communication fluide au sein de l’équipe projet.

Si vous pouvez mettre en place un comité de pilotage en interne, il est essentiel de désigner un·e seul·e pilote de projet. Cette personne sera alors en charge d’animer ce comité et aura la responsabilité de la bonne avancée du projet.

Par expérience, si cette fonction est assurée par plus d’une personne, il y a un fort risque de perte d’information et de dilution de responsabilité et cela peut nuire fortement au projet.

Si vous travaillez avec un ou plusieurs prestataires externes, la personne en charge de cette fonction va alors être l’interlocutrice principale de ces derniers et sera en charge de leur coordination.

Principales compétences requises : gestion de projets web, animation de réunion, gestion d’équipe, éventuellement animations d’ateliers, gestion de prestataires, capacité à documenter le projet, bonne connaissance du RGAA (Référentiel Général d’Accessibilité pour les Administrations) et des règles d’accessibilité web en général, connaissances de base des contraintes liées au RGPD et aux différentes réglementations applicables.

Conception fonctionnelle et graphique

Comme son nom le laisse supposer, la conception fonctionnelle consiste à concevoir le fonctionnement du futur site.

Il s’agit de la réponse au cahier des charges : le cahier des charges explique le « quoi » (ce que vous souhaitez mettre en place), la conception fonctionnelle consiste à définir le « comment ».

Lors de cette étape, vont être réalisés des documents comme les wireframes (représentation schématisée du futur site) ou les spécifications fonctionnelles et techniques (document cadre expliquant le fonctionnement du futur site).

Le travail fait à cette étape est important car il va cadrer le projet et surtout va servir de base de travail pour les prochaines étapes.

C’est notamment en se basant sur les zonings et les spécifications fonctionnelles que le ou la graphiste va réaliser les maquettes du futur site lors de l’étape de conception graphique.

Lors de cette phase, vont notamment être travaillés :

  • l’univers colorimétrique et l’univers typographique, en accord avec votre charte graphique,
  • la mise en page,
  • la structuration de l’information, pour permettre un accès rapide à l’information et une lecture agréable des contenus,

À noter que cette étape peut être réduite, voire inexistante, si vous faites appel à des sociétés qui vous fournissent un site web clef en main.

Principales compétences requises : ergonomie web, connaissances techniques de base, maîtrise des logiciels d’ergonomie et de design, design graphique, connaissances des attentes et usages des internautes, bonne connaissance du RGAA et des règles d’accessibilité web en général.

Développement et intégration

C’est la partie la plus technique du projet.

Pour faire simple, la phase de développement consiste à développer les fonctionnalités de votre futur site internet, et l’intégration consiste à convertir les maquettes graphiques en langages interprété par un navigateur.

Selon la complexité de votre projet, ce poste peut représenter jusqu’à 50 % du budget total (voire plus pour des projets très complexes).

Principales compétences requises : excellente maîtrise des langages de programmations nécessaires pour mener à bien le projet, capacité à documenter le projet, maîtrise du RGAA, optimisation pour le référencement, connaissance des enjeux de sécurité web.

La rédaction, l’intégration et la mise en page des contenus

C’est un poste qui est souvent négligé, alors qu’il est un des plus important.

En fonction de l’arborescence de votre site web, vous et/ou votre prestataire allez rédiger les contenus associés, en respectant les règles de rédaction pour le web.

Ne sous-estimez pas cette partie, et confiez là à la bonne personne. Ce n’est pas parce qu’une personne sait écrire qu’elle sait écrire pour le web. Ce sont deux choses différentes.

FAJ, SAFER, CLAU, PLU… le vocabulaire des collectivités est riche en acronymes et jargon professionnel.

Or, il est de votre devoir de faire en sorte que les contenus de votre site soient compréhensibles par les internautes. Vous devez donc veiller à les vulgariser, ce qui n’est pas toujours simple si les contenus sont rédigés par des techniciens.

Une fois rédigés et validés, les contenus devront être intégrés dans le site et surtout mis en page, pour permettre une lecture fluide et agréable.

Cela concerne les textes bien sûr, mais aussi les images ou les vidéos. Dans ce cas, il faudra veiller à ce que les images soient à la bonne taille, correctement cadrées et de bonne qualité.

Selon le nombre de publications du site, ce travail peut être plus ou moins long et représenter un poste non négligeable dans le budget.

Principales compétences requises : rédaction pour le web, optimisation pour le référencement, vulgarisation.

La formation

Si vous faites appel à un prestataire, il est probable que celui-ci vous propose de vous former à l’utilisation de l’interface d’administration afin que vous soyez autonome dans l’animation éditoriale de votre site.

(Même si le projet est réalisé en interne, il est toujours utile de faire en sorte que plusieurs personnes puissent intervenir sur le site.)

Si ce n’est pas le cas, méfiez-vous car vous risquez de devoir passer par celui-ci à la moindre mise à jour de contenu, ce qui peut occasionner des frais importants.

Mon conseil : il est important que vous puissiez être autonome dans l’administration de votre site et que vous ne dépendiez pas d’une personne tierce (au moins pour les contenus du quotidien, comme les actualités ou les événements de la commune). Vous gagnerez ainsi en réactivité et surtout en indépendance. N’oubliez pas qu’il s’agit de votre site web et non celui du prestataire !

L’hébergement et le nom de domaine

Le nom de domaine, c’est l’adresse principale de votre site web. Elle est composée d’une suite de caractères alphanumériques et d’une extension, souvent géographique. Par exemple, pour ce site, le nom de domaine est laurent-naudier.fr.

Pour votre mairie, il y a plusieurs possibilités :

  • N’indiquer que le nom de la commune (ex : paris.fr,  juvignac.fr, wissous.fr, ploumoguer.bzh…).
  • Utiliser la forme mairie-nomdelacommune (ex : mairie-annonay.fr, mairie-blagnac.fr, mairie-habsheim.fr, mairievillebois.fr…)
  • Le nom de domaine est sous la forme ville-nomdelacommune (ex : ville-guise.fr,  ville-ennevelin.fr, ville-embrun.fr…)

L’achat d’un nom de domaine n’est pas très coûteux (compter une dizaine d’euros maximum par an et par nom de domaine).

Si vous pouvez en déléguez la gestion technique, il est essentiel que le nom de domaine soit acheté par votre mairie pour que vous en soyez considéré comme propriétaire.

Cela vous évitera de vous retrouver dans la situation, beaucoup trop fréquente, d’être bloqué dans vos actions parce que le prestataire qui a acheté le nom de domaine pour vous n’est plus joignable ou n’est plus en activité.

Voici quelques sites sur lesquels vous pouvez acheter vos noms de domaine en toute sécurité :

Quant à l’hébergement, il s’agit de la machine sur lequel vous allez stocker physiquement votre site web.

Le coût de l’hébergement d’un site web peut varier de quelques euros à quelques centaines d’euros par mois, selon l’hébergeur et le type de serveur loué.

Voici une liste, non exhaustive, d’éléments qui vont influer sur le coût d’hébergement :

  • La complexité du site : plus un site est complexe, plus il aura besoin de ressources pour réaliser des traitements informatiques, et plus le serveur devra être puissant.
  • Le volume prévisionnel de trafic : une commune de 50 000 habitants attirera logiquement plus d’internautes qu’une commune de 500 habitants. Le serveur devra donc être adapté à ce besoin.
  • Le support : comme c’est souvent le cas, plus vous payez cher, meilleur sera le support client (ne sous-estimez pas ce point car en cas de problème, un support réactif est précieux !).

Il y a bien d’autres critères à prendre en compte, et le choix d’un hébergement nécessiterait un article à part entière.

Surtout, ne sous-estimez pas ce poste budgétaire et ne prenez pas nécessairement l’hébergement le moins cher !

À noter que si vous prenez l’hébergement et le nom de domaine au même endroit, le nom de domaine est bien souvent offert la première année.

Principales compétences requises : l’achat d’un nom de domaine ne nécessite pas de compétences particulières, en revanche, le choix et la gestion d’un hébergement nécessite de solides compétences techniques pour la maintenance, et notamment en matière de sécurité.

Maintenance et webmastering

Comme pour toute machine, un site web a besoin d’être entretenu régulièrement pour garantir son bon fonctionnement et augmenter sa durée de vie. Ce poste ne doit donc pas être négligé.

Sans rentrer dans le détail, car ce n’est pas l’objet de cet article, on distingue trois types de maintenance :

La maintenance préventive

L’objectif est d’agir de manière proactive et d’appliquer le plus tôt possibles les correctifs éventuels.

Quelques exemples d’interventions :

  • Sauvegardes régulières du site web et des données,
  • Mises à jour techniques préventives,
  • Veille sur les différentes failles de sécurité révélées,

C’est le type de maintenance le plus important car elle contribue grandement à réduire la probabilité de défaillance ou de dégradation de votre site.

Principales compétences requises : connaissances de base des technologies qui composent votre site internet, assurer une veille technique, anticipation.

La maintenance corrective

Comme son nom l’indique, ce type de maintenance consiste à corriger les éventuels dysfonctionnements qui pourraient apparaître sur le site.

Ces dysfonctionnements apparaissent souvent suite :

  • à un piratage,
  • à une mise à jour technique qui se serait mal passée,
  • à l’arrêt d’un service tiers utilisé sur votre site
  • à un code devenu obsolète

À noter que l’application d’une maintenance préventive régulière permet d’anticiper et limiter ces risques.

Principales compétences requises : connaissances de base des technologies qui composent votre site internet, savoir restaurer une sauvegarde, priorisation des actions à mener, compréhension et anticipation de l’impact potentiel d’une action réalisée.

La maintenance évolutive (parfois appelée webmastering)

L’objectif de ce type de maintenance est de faire évoluer votre site web en créant de nouveaux contenus ou en proposant de nouvelles fonctionnalités.

Ce type de maintenance permet notamment de corriger les petites imperfections qui avaient été mises de côté au lancement du site, ou de l’enrichir fonctionnellement ou éditorialement.

Attention, l’objectif ici n’est pas de faire une refonte du site.

Principales compétences requises : connaissances de base des technologies qui composent votre site internet, bonne connaissance du RGAA, optimisation pour le référencement, rédaction pour le web.

Communication

C’est un des postes qui est le plus souvent oublié lors de la phase de budgétisation d’un projet de site internet.

Quelle que soit la taille de votre commune, une fois que votre site sera terminé, vous allez devoir le faire connaître et faire en sorte que les internautes le visitent, afin de rentabiliser l’investissement réalisé pour la création du site internet.

Le budget alloué à ce poste va bien sûr dépendre de vos moyens, mais aussi – et surtout – de vos objectifs, de vos ambitions et de votre stratégie.

Ce poste ne doit pas être négligé, surtout dans le contexte post-élections de 2020, où de nombreux maires doivent asseoir leur légitimité.

Comme le soulève l’ancien directeur du cabinet de Nancy dans sa tribune « Nouveau mandat, les communicants au défi de la légitimation »

Trop souvent perçue comme une dépense, la communication doit être enfin considérée comme un investissement.

Principales compétences requises : connaissances opérationnelles et stratégique en communication, gestion de projet.

Les éléments qui vont influer sur le coût de votre site web

Comme pour tout projet un grand nombre de facteurs vont affecter le budget, à la hausse comme à la baisse.

Voici les principaux :

Le choix des personnes qui vont travailler sur le projet

On a souvent tendance à négliger l’importance du facteur humain dans un projet web, et à oublier qu’un site web est un outil numérique, réalisé par des humains pour des humains.

Le choix des personnes qui vont travailler sur le projet est donc crucial pour sa réussite, et peut fortement influer sur le budget.

D’autant plus que réaliser un site web représente un investissement probablement important pour votre commune.

S’il est réussi, votre site web va être un outil important dans l’attractivité de votre commune. À l’inverse, si le résultat n’est pas satisfaisant, il peut nuire à l’image de votre commune.

En outre, comme pour tout investissement, le budget devra être maîtrisé et surtout un retour sur investissement (direct ou indirect) doit être attendu.

Il est donc essentiel de s’assurer que le projet est confié aux bonnes personnes, à la fois au sein de la mairie comme chez les prestataires éventuels.

Par « bonnes personnes », j’entends par là les personnes qui ont les compétences, la motivation et l’autonomie nécessaires à la bonne réalisation de la tâche qui leur sera confiée.

L’idéal serait bien sûr que votre commune dispose d’un service de communication en interne, mais c’est rarement le cas.

Si vous n’avez pas les ressources humaines en interne, vous pouvez alors choisir d’externaliser.

Les tâches que vous sous-traitez

Ce point est bien sûr fortement lié au précédent. En fonction des compétences dont vous disposez en interne, il est probable que vous ayez à sous-traiter certains postes.

Très logiquement, plus vous déléguerez, plus l’impact sur votre budget sera important. Mais attention, les parties que vous prendrez en charge en interne ont aussi un coût qui ne doit pas être négligé : financier bien sûr, via le salaire des personnes, mais aussi potentiellement humain.

Si le projet n’est pas confié aux bonnes personne et/ou que les conditions (temps, organisation, autonomie…) nécessaires à la réussite du projet ne sont pas réunies, la qualité générale du projet s’en ressentira. La situation peut également être source de stress et de mal-être.

Le type de prestataires

Selon que vous sous-traitiez à une agence ou à un·e freelance, l’impact sur votre budget n’est pas le même.

Une agence coûte plus chère qu’un·e freelance, mais les prestations sont généralement plus complètes et globalement de meilleures qualités.

Attention également aux freelances qui prétendent savoir tout faire (graphisme, rédaction des contenus, développements…) : il n’est humainement pas possible d’être bon dans tous ces domaines et la personne aura forcément un domaine de prédilection. De ce fait, les autres domaines seront moins poussés.

Bien choisir son prestataire en fonction de son besoin, son ambition et de ses ressources, peut représenter une source d’économies importante !

Sa localisation

On n’y pense pas toujours, mais la localisation de votre prestataire peut fortement influer sur la politique tarifaire.

Entre une agence qui a des bureaux en plein centre d’une grande ville et une autre qui a les siens en périphérie de cette même ville (ou qui est à 100% en télétravail), les tarifs peuvent varier. Sans parler de celles qui sont à la campagne. Il en va bien sûr de même pour les indépendants.

Même si ce n’est pas le critère qui a le plus d’impact, il suffit parfois d’étendre son rayon de recherche de quelques kilomètres pour réduire le coût de son site web.

La complexité de votre site web

Ce n’est pas une surprise, plus votre site va être complexe à créer, plus il va coûter cher.

À noter que la complexité peut être :

  • dans le volume de contenus à rédiger,
  • dans les fonctionnalités à développer (ex : moteur de recherche, chatbot, intégration du service France Connect, annuaire, inscription en ALSH…),
  • dans le nombre de gabarits à créer,
  • dans le graphisme (charte graphique existante ou non, ambition…),
  • dans votre organisation interne (processus de validation lourd, manque d’implication des différentes parties prenantes, blocage des élus d’opposition…)

Le niveau de sécurité demandé

Plus vous allez traiter des données sensibles sur le site web de votre mairie, plus le niveau de sécurité doit être élevé.

Ce point n’est pas à sous-estimer car les sites de mairies sont régulièrement la cible des pirates, y compris les petites communes.

En outre, le RGPD impose aux collectivités territoriales une prise en compte de la sécurité dès la conception, ainsi qu’un certain nombre de mesures à appliquer.

Pour en savoir plus : RGPD : comment les collectivités territoriales sont-elles impactées ?

La mise en conformité avec les règles d’accessibilités numérique

Les administrations d’état, ainsi que les collectivités territoriales, sont soumises à différentes obligations légales en termes d’accessibilité numérique.

L’accessibilité consiste à mettre le Web et ses services, à la disposition de tous les individus, quel que soit leur matériel ou logiciel, leur infrastructure réseau, leur langue maternelle, leur culture, leur localisation géographique, ou leurs aptitudes physiques ou mentales

Tim Berners-Lee, inventeur du web

En d’autres termes, l’idée est de rendre consultable de la manière la plus agréable possible votre site internet à la majorité des internautes, indépendamment de leur appareil de consultation (ordinateur, smartphone, lecteur d’écran…) et de leur handicap éventuel.

Pour limiter l’impact de ce poste sur votre budget, il est essentiel que l’accessibilité soit prise en compte dès le début du projet et soit considérée à toutes les étapes de celui-ci.

Voici quelques astuces : Les 10 principes d’une démarche en ligne exemplaire

Les délais et le niveau de qualité souhaité

Ces deux éléments vont fortement impacter votre budget.

Ce schéma illustre l’impact de ces deux variables sur le coût global d’un projet web :

Ainsi, si vous voulez votre projet :

  • Vite fait et bien fait : cela va probablement vous coûter plus cher,
  • Pas cher, mais bien fait : cela prendra plus de temps,
  • Vite fait et pas cher : vous en aurez pour votre argent, mais ne vous attendez pas à recevoir un site de qualité,
  • Vite fait, bien fait, avec un budget adéquat : c’est l’idéal à atteindre. Si vous y arrivez, bravo !,
  • Gratuitement : ne vous faites pas avoir, le 100% gratuit n’existe pas. Qu’il soit direct ou indirect (image de marque, surcharge du SAV…), un site web a toujours un coût. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un investissement et non d’une dépense. Il doit donc être proportionnel à l’importance que le site revêt dans votre stratégie.

La liste pourrait continuer encore longtemps, tant les variables à prendre en compte sont nombreuses.

Quelques astuces

Pour conclure cet article, voici quelques astuces pour réussir à budgéter correctement votre projet :

  • Appelez d’autres communes, surtout celles qui viennent de refondre leur site internet. Posez leur des questions sur combien il leur a coûté ou encore avec quel type de prestataires elles ont travaillées.
  • Analysez les cahiers des charges d’autres communes. Cette méthode est plus fastidieuse et plus incertaine, mais peut être efficace. En cherchant sur un moteur de recherche ou sur les plateformes de marchés publics, vous trouverez des cahiers des charges qui font probablement mention d’un budget.
  • Faites-vous accompagner. Comme vous avez pu vous en rendre compte, estimer le coût d’un projet web n’est pas chose aisée, surtout si vous n’avez pas d’expérience dans ce domaine. C’est d’ailleurs le cas dans un grand nombre de domaines !
    En vous faisant accompagner par un professionnel dans le cadre d’une assistance à maîtrise d’ouvrage vous mettez toutes les chances de votre côté.

Réussir votre projet web grâce à l’AMO

Quelle que soit l’étape où vous en êtes dans votre projet, l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) vous aide à réussir votre projet de site internet.

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